la segreteria e l'amministrazione della scuola

Come e perchè equipaggiare i computer dedicati all'amministrazione di una scuola con software libero.


Le motivazioni che possono spingere ad adottare software libero per le normali attività di segreteria e amministrazione di una scuola possono essere diverse. Tra le principali, vista la cronica mancanza di fondi delle scuole, va citata sicuramente il risparmio economico derivato dal non dover pagare i costi, seppur con i notevoli sconti dedicati alle istituzioni scolastiche, delle licenze dei programmi. Tale risparmio potrebbe poi essere reinvestito in attività legate alla didattica, o ad acquisti di nuovo hardware, anche se a tale riguardo vanno fatte alcune considerazioni che troverete più avanti.


Come procedere

A questo punto, se si è deciso di provare ad adottare software libero, è necessario fare una accurata analisi di ciò di cui si ha bisogno. Probabilmente è opportuno iniziare ponendosi alcune domande. Quali sono le attività che si svolgono? Quali le tipologie di software utilizzati? Quale il budget di cui si dispone?

Alla prima domanda si può iniziare a rispondere elencando le attività tipiche di un qualsiasi utente di computer: leggere e scrivere la propria posta elettronica, scrivere documenti di testo, navigare in internet.

Fin qui le attività di base comuni a tutti gli utenti. Nel caso in esame si potrebbero aggiungere quelle più specifiche di un utente che deve tenere sotto controllo spese ed entrate, ed anche avere un indirizzario per le comunicazioni, ed un'agenda in cui memorizzare appuntamenti e orari di lezioni.

A ciascuna di queste attività è possibile associare una tipologia di software, che trovate nella tabella sottostante.

Senza scendere troppo in profondità a proposito dell'uso quotidiano delle attività di una segreteria amministrativa scolastica, ecco una tabella, sicuramente non esaustiva, delle tipologie dei software necessari.

Ovviamente il sistema operativo adottato sarà Linux. La modalità operativa a cui si fa riferimento sarà quella grafica, riferendoci in particolare ai due principali sistemi Xwindows: Gnome e KDE.



Tipo di software

Windows

Linux

Formati compatibili

editor di testo

Microsoft Word (nel pacchetto Office)

OpenOffice, AbiWord

SI

foglio di calcolo

Microsoft Excell (nel pacchetto Office)

OpenOffice

SI

presentazione

Microsoft PowerPoint (nel pacchetto Office)

OpenOffice

SI

Database

Microsoft Access (nel pacchetto Office)



Browser internet

Iexplorer (Microsoft), Mozilla, Netscape, etc.

Mozilla, konqueror, Netscape, etc.

SI

Client per posta elettronica

Netscape, Outlook, Eudora, etc.

Mozilla, Kmail, Evolution, etc.

SI

Organizer

Outlook

Korganizer, Evolution

NO











A questo punto si potrebbe scoprire che non tutte le attività della segreteria sono eseguibili con le tipologie di software elencate nella tabella precedente. Per esempio, pur esistendo validissime alternative nel mondo linux, non avete trovato un Data Base semplice da usare come Microsost Access. Non avete le competenze, nè la voglia, nè le risorse economiche, per installare un data base condiviso su linux (es.: mysql). Rimane ancora l'opzione di installare su alcuni computer sia il sistema operativo Windows che Linux. Al momento dell'avvio del computer viene mostrato un menù di scelta che consente di avviare il pc con l'uno o l'altro sistema. In questo caso i dati memorizzati nella parte (partizione) di hard disk dedicata a Pindows possono essere letti anche quando si lavora in Linux.


Budget e costi

Considerare il software libero, benchè senza costo di licenze, a costo zero è abbastanza improprio. D'altra parte anche nel caso di Windows, oltre al costo delle licenze, va considerato un costo aggiuntivo per l'assistenza. Insomma è necessario che qualcuno si faccia carico di mantenere i computer in ordine e funzionanti. E' possibile che il costo di tale assistenza sia leggermente superiore nel caso di computer Linux piuttosto che Windows. La mia personale esperienza mi porta a dire, che a fronte di un costo di assistenza un poco più alto per Linux, si ha un servizio più sensibile alle proprie esigenze. In primo luogo perchè il tecnico Linux spesso assume come una “missione” la diffusione del software libero, quindi si dedicherà con maggior cura alla soddisfazione del cliente (se si tratta di un tecnico esterno) o alla soddisfazione dei colleghi, nel caso di un tecnico che lavora già nella scuola. In secondo luogo per una questione propriamente struttuale. Il software libero non ha raggiunto un livello di standardizazione tale da rendere alcune modifiche pressochè impossibili, quindi è possibile “piegare” più facilmente alle proprie esigenze i programmi adottati.

Alcuni consigli per iniziare

Se il piano d'azione è pronto, e sono stati individuati i punti critici, si può iniziare.

Innanzi tutto va scelta la distribuzione Linux da installare. Ne esistono di diverse. Si tratta sempre di Linux e la versione del Kernel (il cuore del sistema) sarà lo stesso. Ciò che varia sono i programmi che vengono installati insieme al sistema operativo (anche con Windows vengono installati un sacco di programmi che non appartengono al sistema). Per l'uso a cui si fa riferimento in questo capitolo il tipo di distribuzione da adottare deve essere pensata per l'utente finale. RedHat o Madrake sono le due che più delle altre sono sensibili a tale tipo di utenti. Insieme al sistema operativo si può installare anche la suite Open Office, che sostituisce la grand parte dei programmi di Microsoft Office. Altri programmi che vengono installati insieme al sistema operativo sono quelli necessari alle attività che si svolgono in rete. Mozilla per navigare nel web, kmail per la posta, gftp prelevare e inviare file, korganizer per appuntamenti ed orari.

Credo che a questo punto si possa inziare a lavorare.

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